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在华举办国际科技会议申办手续需知

申请在华举办国际科技会议申办手续为受理申报、审核报批、审批和批复四个环节。
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一、 受理申报
受理申报材料并进行形式审查,申报材料要求齐全、规范、有效。
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申报材料:
1、 举办国际科技会议的请示
2、 《在华举办国际会议申报表一、二》(如有台湾地区代表参会,须填报表三报市台办)
3、 举办国际科技会议的可行性报告
4、 会议日程安排
5、 会议安全保卫紧急预案
6、 经费概算(如申请财政拨款,请提供详细经费预算表及财政局批复)
7、 举办本次会议的相关背景材料
8、 主、承办单位共同主办此次会议的函
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其他申报要求:
1、 相关材料由会议第一主办单位申报,所列其他共同主办单位需提供同意函。
2、 如申报单位为会议承(协)办单位,需提供境外主办单位正式委托文件。
3、 京外举办国际会议,需事先征得举办地省级外办的同意,并报相关同意函。
4、 如会议经费为“其他”,请详细说明并提供相关证明和经费提供机构的介绍材料。
5、 国际会议主/承办单位所属局级部门应提前三个月将申报材料一式两份(有台湾人员参会的一式三份)报送市科委国际科技合作处。
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二、 审核报批
国际合作处依据外事工作要求审查相关申报材料,审查通过后,报请领导审批,或报送市外办审批。
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三、 审批
双边国际会议由市科委审批。
多边国际会议经市科委审核,获批后报送市外办审批。
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四、批复
双边国际会议由科委下达批复。
多边国际会议由市外办下达批复。

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注意事项

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一、分类管理:
根据会议正式代表的级别,国际会议在经费管理上分类如下:
一类国际会议,是指以部长级官员作为会议正式代表出席的国际会议。
二类国际会议,是指以司局级官员作为会议正式代表出席的国际会议。
三类国际会议,是指以处级及以下官员或其他人员作为会议正式代表出席的国际会议。
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二、支出管理:
(一)国际会议的支出范围包括:场地租金、同声传译设备和办公设备租金、宴请费用、交通费用、工作人员食宿费用、志愿人员费用、翻译费用、其他会务费用以及其他经财政部批准的支出。国际会议如有注册费收入,中方可承担国际组织官员及秘书处人员会议期间的食宿费用。
(二)国际会议举办场所应当注重安全适用,不追求奢华。会议正式代表场地租金的人均定额标准为:一类国际会议每天300元(人民币,货币单位下同),二类国际会议每天200元,三类国际会议每天150元。
(三)会议正式代表同声传译设备和办公设备租金的人均定额标准为每天100元。
(四)会议期间可安排一次宴请,会议正式代表人均定额标准(含酒水及服务费用)为:一类国际会议220元,二类、三类国际会议180元。
(五)会议期间租用车辆安排会议代表往返驻地与会场及会议工作人员确因工作需要租用车辆的,各单位应当合理使用车型,严格控制随行车辆。租金定额标准为:大巴士(25座以上)每辆每天1500元,中巴士(25座及以下)每辆每天1000元,小轿车(5座及以下)每辆每天800元。
(六)会议期间工作人员食宿费用定额标准为每人每天450元。
(七)会议期间志愿人员确因工作需要不能按时用餐的,用餐或发放误餐补贴的定额标准为每人每天100元。志愿人员原则上不安排住宿。
(八)同声传译人员口译定额标准为:使用联合国官方语言的同声传译人员,每人每天5000元;使用联合国官方语言以外的其他语种同声传译人员,每人每天6000元。笔译费用定额标准为每千字200元。对于境外同声传译人员,我方只承担同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费,据实结算。
(九)其他会务费用实行综合定额控制,会议正式代表人均支出标准为每天100元。支出范围包括:办公用品、消耗材料购置费用,会议文件印刷、会议代表及工作人员的制证费用等。其他会务费用各项目之间可以调剂使用,在综合定额控制内据实报销。

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